1. Protección de Datos Personales
El sistema NotarialAI opera en cumplimiento de:
- Ley Estatutaria 1581 de 2012: Régimen general de protección de datos personales. Principios, derechos de los titulares, obligaciones del Responsable y del Encargado.
- Decreto 1377 de 2013 (Decreto Único 1074 de 2015): Autorización, aviso de privacidad, transferencia y transmisión de datos.
- Constitución Política, artículo 15: Derecho fundamental al habeas data, intimidad y buen nombre.
- Circular Única de la SIC — Título V: Registro de bases de datos, medidas de seguridad y procedimientos de atención a titulares.
La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad de control. Canal: www.sic.gov.co — Línea 01 8000 910 165.
2. Superintendencia de Notariado y Registro (SNR)
El sistema está diseñado para operar en armonía con los requerimientos de la SNR:
- Consulta del portal de visor documental para seguimiento de trámites y descarga de documentos oficiales.
- Solicitud y descarga de Certificados de Tradición y Libertad (NIR) conforme a los procedimientos establecidos.
- Integración con los sistemas de la SNR mediante las credenciales oficiales de la notaría.
- Respeto a la normativa de archivo notarial y conservación de escrituras y actos (Decreto-Ley 960/1970, Decreto 2148/1983).
3. Validez Jurídica de Documentos Electrónicos
Cumplimiento de la Ley 527 de 1999 (mensajes de datos y comercio electrónico) y la Ley 962 de 2005 (trámites en línea). Los documentos almacenados y transmitidos electrónicamente gozan de validez jurídica en los términos previstos por la ley.
4. Régimen Financiero y Crediticio
Cuando el sistema procese datos sujetos al régimen de habeas data financiero, se aplica la Ley 1266 de 2008 en lo compatible con la actividad notarial y el tratamiento de datos de pago.
5. Transparencia y Acceso a la Información
En lo aplicable a la actividad notarial y a la información en poder de las notarías, se considera la Ley 1712 de 2014 sobre transparencia y acceso a la información pública.
6. Jurisprudencia Constitucional
El sistema incorpora los estándares fijados por la Corte Constitucional en materia de protección de datos y derechos digitales:
- T-294/2023: Derecho al olvido digital; criterios de proporcionalidad en la supresión de datos.
- T-067/2025: Protección frente a tratamientos automatizados; derecho a no ser objeto de decisiones exclusivamente automatizadas con efectos jurídicos significativos.
- T-256/2025: Integridad y disponibilidad de datos; deber reforzado de seguridad del Encargado.
- T-360/2022: Límites al monitoreo en el ámbito laboral; proporcionalidad.
- Boletín Temático Sala Plena 2026: Derechos en el Escenario Digital y de las TIC.
7. Obligaciones Fiscales y Contables
El sistema facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de archivo:
- Código de Comercio, art. 60: Conservación de libros y documentos por mínimo 10 años.
- Estatuto Tributario, art. 632: Conservación de documentos fiscales.
- Ley 594 de 2000: Ley General de Archivos; plazos de conservación.
8. Seguridad de la Información
En cumplimiento de los artículos 17 literal d) y 18 literal d) de la Ley 1581 de 2012 y la Sentencia T-256/2025, el sistema implementa medidas técnicas (cifrado, RBAC, aislamiento multi-tenant, HTTPS), administrativas (capacitación, acuerdos de confidencialidad) y de continuidad (backups, alta disponibilidad). Ver la Política de Seguridad de la Información.
9. Transferencias Internacionales
Los datos se transmiten a Microsoft Azure (EE.UU.), NeonDB (EE.UU.), Google (EE.UU.) y Mercado Pago (Argentina/EE.UU.) con las garantías contractuales y cláusulas de protección de datos exigidas por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Los Encargados cuentan con certificaciones de seguridad (ISO 27001, SOC 2, PCI-DSS según aplique).
10. Responsabilidad y Encargado
La notaría o empresa usuaria es el Responsable del Tratamiento en los términos del artículo 3 literal e) de la Ley 1581. Notarialai actúa como Encargado del Tratamiento (art. 3 lit. d), accediendo a los datos exclusivamente para proveer, mantener y mejorar el sistema, sin utilizarlos para fines distintos a los instruidos.